Hos Professionshøjskolen UCN betragter man udarbejdelsen af personalepolitiske retningslinjer som en helt særlig disciplin, der kræver dedikerede ressourcer og kompetencer. Derfor har hovedsamarbejdsudvalget nedsat et underudvalg, der udelukkende beskæftiger sig med dette. Det fortæller Kristine Agermose Hinrichsen og Trine Binett Jørgensen, der er hhv. medarbejderrepræsentant og personalejurist hos UCN.

UCN er en stor organisation, der har et hovedsamarbejdsudvalg og flere lokale samarbejdsudvalg. Derudover har hovedsamarbejdsudvalget nedsat flere underudvalg blandt andet et IT-brugerudvalg og et personalepolitisk udvalg. I det personalepolitiske udvalg sidder Kristine sammen med en anden medarbejderrepræsentant og to ledelsesrepræsentanter. Deres opgave er at understøtte hovedsamarbejdsudvalget ift. at opdatere og udvikle nye personalepolitiske retningslinjer og på et strategisk plan at bidrage til et personalepolitisk landskab, der fremstår tidsvarende og relevant, og understøtter UCN i at være en attraktiv arbejdsplads.

”Vi havde brug for lidt ekspertviden”

Et hovedsamarbejdsudvalg skal drøfte mange ting, der dækker vidt og bredt, hvilket naturligt afgrænser, hvor meget ned i detaljen udvalgets medlemmer kan gå. Dette var en af grundene til, at UCN valgte at oprette et udvalg, der udelukkende skulle fokusere på personalepolitikken og særligt de personalepolitiske retningslinjer. Kristine fortæller:

”Vi havde brug for at få lidt ekspertviden inden for det, så vi ikke skal begynde forfra, hver gang vi skal lave en ny retningslinje. Vi ville gerne forstå det ordentligt og have et særligt fokus på det.”

Trine supplerer:

”Ja, vi synes faktisk, at det her er lidt svært, fordi der ikke er nogen klar definition af, hvad en retningslinje er. Derfor blev vi enige om, at vi måtte have et forum, hvor vi kunne have de her dialoger om, hvornår noget i vores optik er en retningslinje, der skal være en del af vores samlede personalepolitik.”

Forskellige former for retningslinjer

Hos UCN har personalepolitikken indtil nu bestået af to dele; en værdibaseret personalepolitik, som angiver nogle overordnede værdier om fx trivsel, tillidsbaseret samarbejde og bæredygtige forandringer og en række personalepolitiske retningslinjer om fx bibeskæftigelse, håndtering af sygefravær og rekruttering og ansættelse. De overordnede værdier vil hovedsamarbejdsudvalget gerne begynde at udfolde mere i form af nogle mere temabaserede del-politikker. Det er en proces, de allerede er startet på ifm. med udformning af politikker om krænkende adfærd og kommunikation og samarbejde.

Hvad er den gode proces?

”En ting er, at der kommer en personalepolitisk retningslinje, som alle medarbejderne kan gå ind og læse, men tit er det jo processen hen til den retningslinje, der egentlig bliver den interessante.” svarer Kristine på spørgsmålet om, hvordan de tilrettelægger processerne omkring at få udformet retningslinjerne.

Trine uddyber: ”Vores processer er ret forskellige. Det afhænger meget af emnet. Men typisk starter det med en indledende drøftelse i HSU, hvor vi så snakker om, hvad den pågældende retningslinje kunne indeholde og hvilken forskel den skal gøre, for det er vigtigt for os, at de retningslinjer vi laver, rent faktisk gør en forskel for nogle medarbejdere og ledere. Man kan sige, at HSU ”bestiller” en retningslinje, og så drøfter vi i HR, hvordan processen skal være, og hvem der skal involveres i arbejdet med det personalepolitiske udvalg. Tit involverer vi fx tillidsrepræsentanter eller ledere, der sidder med netop det pågældende emne til daglig, i processen for at få deres hands on erfaring med. Og herfra skal et endeligt oplæg til retningslinje så tilbage og godkendes i HSU.”

Processerne hos UCN varierer meget afhængigt af emne og behov af involveringsgrad. En af de længere processer var, da institutionen skulle udarbejde retningslinje om sygefravær. Trine fortæller om processen:

”Vi brugte lang tid på den om sygefravær, fordi der kan være mange forhold i spil, når en medarbejder er syg. Fx var det vigtigt for ledelsen at have medarbejdernes opbakning til at kunne ringe til medarbejderne, der har meldt sig syge, for at spørge forsigtigt til ”har du nogen ide, om det her det bliver langvarigt, fordi vi har faktisk nogle studerende, der skal have dig som underviser i overmorgen – vi vil måske gerne kunne finde en vikar”. Så det har vi lavet en aftale om med vores medarbejderrepræsentanter – at det er okay, fordi det har faktisk et fælles fornuftigt formål. Det giver noget legitimitet for vores ledere, men det hjælper også vores tillidsrepræsentanter, hvis de skulle blive kontaktet af medarbejdere, som er utilfredse, for så kan de sige, at det faktisk er noget, der var enighed om i HSU.”

Tillid til udvalget er afgørende

For at sikre opbakning til de personalepolitiske retningslinjer er det vigtigt, at både HSU og kollegaerne har tillid til udvalgets arbejde. Samtidig er det vigtigt at invitere til input fra både tillidsrepræsentanter og ledere, så alle føler, de har mulighed for at blive hørt.

”Vi skal være ret skarpe på processerne, så det ikke kommer til at virke, som om vi bare er en lukket gruppe, der finder på det hele. Men der synes jeg faktisk, at vores reviews hvor man lige tager nogen ind, som ikke nødvendigvis sidder i HSU, og får dem ind og kvalificerer, giver ret meget ballast til det, vi drøfter.” fortæller Kristine om at være opmærksom på, hvordan processerne forløber bedst muligt.

Trine fortsætter:

”Det her det kan kun lade sig gøre, fordi vi har en høj grad af tillid. De medarbejderrepræsentanter, der sidder i udvalget, nyder en tillid og en respekt blandt deres kollegaer, hvilket gør, at der er tryghed om, at det der foregår i udvalget, er ordentligt, og at folk har øje for alle perspektiver, fremfor at man blot kigger ned i sit eget lille område. Ellers kunne det ikke lade sig gøre. Også blandt lederne er der stor interesse for udvalgets arbejde, og der har faktisk nærmest været kampvalg om at komme til at sidde i udvalget.

Og så spørger vi hele tiden os selv om ”hvad kalder det her på af involvering?”, så vi kan få de relevante personer involveret i processen. Og fx med vores retningslinjer om sygefravær havde vi to runder review, fordi det er et lidt mere følsomt emne. Og det er jo fedt med et udvalg, der godt forstår sådan noget.”

Gode råd til andre der overvejer et underudvalg om personalepolitiske retningslinjer

Afslutningsvist giver Trine og Kristine et par gode råd til andre, der overvejer at lave et underudvalg, der skal koncentrere sig om personalepolitikken og at lave retningslinjer.

Kristine siger: ”Det gode råd må være, at vi tænker, at vi er sammen om det her – at vi er ikke en medarbejderfront og en ledelsesfront, som sidder og kæmper mod hinanden, for så ville sådan noget her slet ikke kunne fungere. Meget i samarbejdsudvalgenes ånd egentlig. Fundamentet skal ligesom være i orden, for det fungerer ikke, hvis der ikke er tillid og gode drøftelser.”

Trine supplerer:

”På en eller anden måde skal man arbejde med retningslinjerne som ”det fælles tredje”. Retningslinjerne skal give mening og være hjælpsomme for nogen – og det sker kun, hvis begge parter også er villige til at flytte sine perspektiver og se den anden sides perspektiver.

Læs UCNs personalepolitiske retningslinjer og kommissorium for det Personalepolitiske Udvalg

• Kommissorium for Personalepolitisk Udvalg
• Personalepolitisk retningslinje om tjenestefrihed ved særlige lejligheder
• Personalepolitisk retningslinje om rekruttering og ansættelse
• Personalepolitisk retningslinje til situationer der kan betyde afskedigelse begrundet i en medarbejders individuelle forhold
• Personalepolitisk retningslinje der kan betyde afskedigelse begrundet i UCN’s forhold
• Personalepolitisk retningslinje om emeriti i UCN
• Personalepolitisk retningslinje for bibeskæftigelse
• Politik for håndtering af krænkende adfærd
• Politik for intern kommunikation og samarbejde