I foråret samlede Vedligeholdelsesafdeling LUFT (VA LUFT) under Forsvarets Vedligeholdelsestjeneste (FVT) ca. 60 personer på forskellige SU-niveauer til et kursus afholdt af Samarbejdssekretariatet.

Forsvarets Vedligeholdelsestjeneste blev etableret pr. 1. januar 2020, og er opstået ved at samle mange enheder og kulturer på tværs af Forsvarets myndigheder. I VA LUFT er forholdet ca. 50%/50% mellem civile og militært ansatte.

Deltagerne var en blanding af ledelsesrepræsentanter, medarbejderrepræsentanter og suppleanter, der til daglig befinder sig på to forskellige geografiske lokaliteter (henholdsvis i Aalborg og Karup) og har henholdsvis militær og civil baggrund. Nogle havde mange års erfaring fra SU-arbejde, mens det for andre var helt nyt. Kurset blev afholdt som et 12-12 seminar, hvor teambuilding var en integreret del af programmet, for også at give deltagerne mulighed for at styrke deres interne relationer.

Formålet med kurset var at give et samlet afsæt for SU-arbejdet til alle involverede og sikre, at alle fik en forståelse for, hvordan samarbejdsstrukturen egentlig ser ud, og hvordan man sikrer at få maksimal værdi ud af sit SU-arbejde. Derudover var der også et mål om at få talt om, hvordan SU-arbejdet fremadrettet kunne blive endnu bedre, herunder på hvilket niveau hvilke drøftelser skal finde sted. Kort sagt – hvordan får vi bedst udbytte af de mere end 60 medarbejderrepræsentanter og ledelse, som på den ene eller anden måde har påtaget sig et ansvar for udvikling af/og læring i et godt samarbejdsmiljø.

Vi har fået lov til at interviewe oberstløjtnant Finn Christensen, der er formand for SU i VA LUFT, Jan Leth, der er næstformand i udvalget samt næstformand for Forsvarsarbejdernes Lands Organisation, samt Tina Pihl Tingberg, der er medarbejderrepræsentant, og derudover formand for HK Forsvaret Landsklub.Tina deltog både i planlægningen af dagen og det efterfølgende interview.

Behovet for rammesætning på alle niveauer af organisationen

Forsvarets Vedligeholdelsestjeneste er en stor organisation, hvilket også skaber en kompleks SU-struktur. Kurset i foråret var med til at synliggøre, hvor stor og kompleks organisationen egentlig er, fordi de 60 kursusdeltagere hver især repræsenterer et bagland ind i SU-organisationen. Og der var endda repræsentanter, som havde meldt fra.

Formand for udvalget, Finn Christensen, fortæller:

”Det at være så mange mennesker samlet i et rum, hvor vi skal begynde og forsøge at finde en fælles platform for dialog – det er ikke så nemt. Men det er jo egentlig med til at anskueliggøre systemets størrelse. Og hvis vi så tænker på, at vi har 60 personer med, som på en eller anden måde repræsenterer en arbejdsplads, så giver det også en ærefrygt omkring, hvor stor arbejdspladsen er.”

Dagen gik derfor også i høj grad ud på at give alle SU-involverede personer i Forsvarets Vedligeholdelsestjeneste en fælles forståelse for, hvordan SU-strukturen ser ud i organisationen, hvilke opgaver Samarbejdsaftalen giver til samarbejdsudvalgene, og hvordan drøftelserne skal finde sted på forskellige samarbejdsniveauer alt efter, hvor beslutningen træffes. For man har nemlig valgt, at de lokale enheder skal etablere et lokalt informationsfora (LIF), hvor formanden er den lokale chef.

Kurset kommer i forlængelse af et tidligere kursus, der blev afholdt for SU VA LUFT, og som havde givet stor værdi for udviklingen af dette udvalg. Formanden for udvalget, Finn, fortæller følgende om den udvikling, som dette udvalg har gennemlevet:

”Jeg tror, at i forhold til det første år, hvor vi brugte tiden på at orientere hinanden, ændrede vi dagsorden i vores forretningsorden. Denne ændring imødekommer nu forventningerne i samarbejdsaftalen, ligesom den har givet et langt bedre fundament, for at dialogerne under vores møder er med et fælles sigte, og med formålet at styrke grundlaget for vores valg af løsninger. Vi var en gruppering af selvstændige individer, som hele tiden overskred tiden for møderne, fordi vi sad der og alle følte, at de havde taleret. Vi er nu på en helt anden måde kørt sammen i en homogen gruppe, hvor vi stadigvæk frit kan udtrykke vores holdninger og det, vi repræsenterer, men vi er langt hurtigere til at nå til konklusionerne og til hvad vi kan gøre noget ved, og hvad vi ikke kan gøre noget ved, og hvad der skal videre i samarbejdssystemet. Og det er en modning, der har skabt tryghed. I dag er der er en større åbenhed og en større naturlighed i, at alle byder ind under møderne. Så det i sig selv har været rigtig godt.”

Alle har behov for at blive uddannet i samarbejdsaftalen og samarbejdssystemet

Formålet med at udbyde en kursusdag for alle SU-medlemmer samt suppleanter inden VA LUFT var at skabe en generel viden i organisationen omkring SU-arbejdet. Jan, der er næstformand i Forsvarets Vedligeholdelsestjenestes SU, var en central person i planlægningen af dagen og var den, der havde dialogen med os i Samarbejdssekretariatet omkring programmet. For ham var det en vigtig prioritet med tydelighed omkring de forskellige SU-niveauer for drøftelser. Jan fortæller om baggrunden for denne prioritet:

”Hvis man ikke har fokus på hvilke beslutninger, der kan tages på laveste niveau, og hvad der skal løftes til højeste niveau, så bliver man jo aldrig færdig. Og man kan sige, at der hvor man har beslutningskompetencen på laveste niveau, tager man også drøftelsen og beslutningen, og ikke bærer den med i alle de andre led op. Det er jo kun, hvis man ikke kan løse problemet på laveste niveau, at man skal løfte drøftelsen til det næste niveau. Det er også vigtigt for f.eks. Tina og mig, at vores kollegaer er klar over dette, så de ikke insisterer på, at ’det vil vi have med derop’, når der ikke er grund til det.”

Tina supplerer Jan og fortæller om den værdi, det giver for alle udvalgets medlemmer, at der er en tydelighed omkring SU-arbejdet hos alle i organisationen:

“Noget af det, som jeg oplevede kom bag på såvel medarbejderrepræsentanter som vores ledere, var det der med ”hvad er det jeg kan gøre, hvad er det jeg har lov til, hvad er det, jeg kan være med til at beslutte, når jeg sidder i et SU. Hvad er det der skal bringes i spil i det forskellige niveauer, hvor er det man melder de forskellige ting ind, og hvordan kommer det videre?”. Det tror jeg kan være lidt svært at gennemskue, hvis man ikke har så meget erfaring i SU-arbejde, og fordi vores organisation er så dyb, som den er – også i samarbejdsstrukturen, kan det være svært at finde ud af. Der tror jeg, at der var nogen, der fik en aha-oplevelse – både på ledelsesniveau og blandt medarbejderrepræsentanter og suppleanter. Jeg tror i hvert fald også, at nogen af de andre medarbejderrepræsentanter tænkte ’gud kan jeg være med til at komme med input til det’.”

Finn bekræfter, at det at være på kursus i Samarbejdsaftalen og samarbejdssystemet giver stor værdi for alle medlemmer af udvalget – også ledelsesrepræsentanterne:

”Jeg er enig med Tina. Der er jo ikke nogen ledelsesrepræsentanter, som er færdigbagte i det her. Vi er jo alle sammen nye, når vi træder ind i det her, og dermed skal vi bygge en rutine op. Det ligger ikke i den normale uddannelse – heller ikke for ledelsesrepræsentanterne. I deres grunduddannelse om samarbejdsudvalg er det noget, man bliver introduceret til, når man kommer ud på arbejdspladserne. Der er et lige så stort behov på ledelsessiden, som der er på medarbejdersiden.”

Udover at skabe klarhed på udvalgets nuværende medlemmer gav kurset en bevidsthed blandt såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanter om vigtigheden af at uddanne suppleanterne. Det kom således frem under kurset, at mange suppleanter har været nervøse for at blive indkaldt til møde, fordi de ikke har været klar over hvilke forventninger, der har været til dem. Det kom frem, efter alle havde modtaget samme gennemgang af samarbejdsaftalen, og efter det blev gjort klart, at der faktisk er et fælles sæt spilleregler, der sætter klare rammer for hvilke opgaver, et samarbejdsudvalg skal løfte.

Finn fortæller her om vigtigheden af at uddanne nye SU-medlemmer:

”Noget af det jeg tog med mig var, at man anbefaler, at nye medlemmer kommer igennem et kursus og en introduktion til samarbejdsverdenen, når man kommer ind. Det har jeg egentlig aldrig brugt den store energi på. Jeg har aldrig rigtig fundet værdien heri, haft troen på at det gør en forskel, at man fik den her introduktion. Men det kan jeg se nu, efter vi har været afsted, og særligt da vi havde så mange nye suppleanter. Det er noget af det, vi kommer til at sikre os fremadrettet.

Derudover tror jeg, det har givet en anerkendelse, respekt og tryghed omkring, at der er faktisk nogle lovmæssige rammer, som er sat op. Vi mødes altså ikke bare ude på prærien som vilde indianere og cowboys, der kæmper om et territorium for at få sin stemme igennem. Det er ikke en slagmark – det er faktisk et veletableret forum, hvor man sætter sig ned og har nogle sunde dialoger, og hvor man rent faktisk også kan gøre en forskel, hvis man introducerer de rigtige emner på det rigtige tidspunkt. Og hvor man kan gøre sin indflydelse gældende.”

Tina, der udover at være medarbejderrepræsentant i SU VA LUFT samt KSU for Forsvarets Vedligeholdelsestjeneste, også er formand for HK Forsvarets Landsklub, supplerer på baggrund af sin mangeårige erfaring med SU-arbejde inden for Forsvaret:

”Jeg har prøvet tidligere, at medarbejderne faktisk af deres enkelte fagforbund var blevet klædt på i SU-regi. Og så møder man ind i et forum, hvor f.eks. ledelsesdelen ikke havde den samme baggrundsviden om det, og det blev aldrig et godt samarbejdsudvalg – eller det kan det godt blive på sigt, men det kræver utroligt mange kanter, der skal files af osv. for at man kan få den der fælles forståelse. Derfor har jeg altid igennem de sidste mange år holdt på, at man skal have et kursus i SU-regler sammen og på lige vilkår – det er faktisk det, man lærer allermest af. På medarbejdersiden undgår man også at have medarbejderrepræsentanter, der påtager sig den der ”organisationskasket”, hvor man sidder og kun kæmper for sine egne medlemmer, for det kommer der bare aldrig noget godt ud af. Jeg sidder flere steder, hvor jeg kan se, at der er folk, der indimellem falder i den der kasketforvirring, og så er det, det går galt – eller i hvert fald er på vej til at gøre det.”

Dyrk relationerne – få en fælles historie

Et fælles afsæt for SU-arbejdet kombineret med teambuilding har både styrket suppleanter ift. hvilke forventninger, der er til dem, men det har også styrket relationerne imellem medlemmerne i samarbejdsudvalget og de lokale informationsfora. De relationsskabende øvelser, der er fokus for sekretariatets teambuilding, giver mulighed for at se sine SU-kollegaer på slap line. Og det har medlemmerne af SU VA LUFT oplevet, har været med til at skabe en uformel tone, som også kommer til at gavne drøftelserne i SU.

Finn fortæller her, hvorfor det kan være vigtigt også at bruge tid på relationsskabende øvelser:

”Det er netop teambuildingen, der er med til at skabe den uformelle dialog. Det er øvelser, hvor jeg kunne se mine chefer blive slæbt rundt af medarbejderne igennem nogle vinduer oppe i to meters højde og sådan noget. Det er jo ikke øvelsen i sig selv, der er interessant – det er stemningen, hvordan er miljøet, hvem træder til, hvem træder fra og alle de der ting. Og der synes jeg, at der var plads og rum til alle. Og der var meget høj grad af naturlighed i det. Og så skaber det jo en historie, og det er noget vi altid kan vende tilbage til. For nu har vi – en fælles oplevelse, som man altid kan grine lidt af, og som mindsker afstanden imellem formanden/chefen (altså mig) og ud til også suppleanterne. Det gør, at der vil være en anden grad af naturlighed i, at man kan mødes på gangene og tale mere afslappet, end vi måske kunne før. Og det er jo vigtigt – også i regi af samarbejde.”

Tina og Jan har som medarbejderrepræsentanter også oplevet, at øvelserne har givet stor værdi:

Jan: ”Vores organisation er meget opdelt og det med, at det er to nye verdener, der er sat sammen – en operativ, som er meget ude af huset, og så nogen der er meget hjemme på værksteder – og så samtidig de civile og militære, som ikke har haft noget med hinanden at gøre. Jeg har allerede mange flere samtaler med dem i Karup, end jeg nogensinde har haft, for bare det her med at have mødtes, det er også en væsentlig faktor i det. Det er noget puds, der holder os sammen. Det er meget nemmere at ringe ned og spørge om ting.”

Tina tilføjer: ”Det er ikke så meget mere det der med, det er ’dem og os’ – det er os alle sammen, det er noget fælles. Os, der er i luft-søjlen, har ligesom en fælles platform, vi går ud fra. Vi er forskellige fra dem, der sidder i det maritime og i hæren, og vi fandt ud af, at vi havde et fælles udgangspunkt med Flyvevåbnet.”

Gode råd til jer, der gerne vil i gang med at udvikle jeres SU-arbejde

Finn, Tina og Jan kommer med disse gode råd til andre samarbejdsudvalg, der gerne vil arbejde med udviklingen af deres SU-organisation:

• Hav fokus på den fælles udgangspunkt, som er Samarbejdsaftalen.
• Husk at alle parter skal bidrage til SU-arbejdet med fokus på at skabe en god arbejdsplads
• Overvej om drøftelserne finder sted på rette niveau
• Onboard nye medlemmer og suppleanter – sørg for at nye medlemmer og suppleanter kender samarbejdsaftalen og deres roller ind i SU.
• Genopfrisk aftalen – selv erfarne medlemmer kan have brug for at få genopfrisket samarbejdsaftalen engang imellem. Det behøver ikke være hvert år, men fx hvert 3.-4. år.
• Skab trygge rammer og dyrk relationerne – trygge rammer gør det nemmere at være ærlige over for hinanden på en konstruktiv måde. Uden åbenhed og ærlighed vil et samarbejdsudvalg være en tom skal.