BurgerClose
Vi har sammen valgt hvilke blomster, vi ville have i vores buket
Niels Henrik Larsen

Vi har sammen valgt hvilke blomster, vi ville have i vores buket

Udflyttet styrelse har blandt andet brugt samarbejdsudvalget til at finde frem til de løsninger, der kan få medarbejderne til at tage med, når den rykker fra København til Næstved.

”Det kan få stor positiv betydning for organisationen, hvis man kan opfylde medarbejdernes ønsker, og det kan omvendt også få stor betydning, hvis man ikke kan,” siger direktør i Udlændingestyrelsen, Niels Henrik Larsen, der, siden han trådte ind i lokalerne på Blegdamsvej i København, har forberedt cirka 400 af sine ansatte på at flytte til nye lokaler i Næstved.

”En stor del af forberedelserne har handlet om at spore sig ind på medarbejdernes ønsker og behov for at kunne tage med, og her har dialogen i samarbejdsudvalget været meget central,” fortæller Niels Henrik Larsen. ”Man kan sige, at vi har samarbejdet om det muliges kunst. Der har været mange ønsker, og vi har ikke kunnet opfylde alle. Derfor har det været vigtigt, at vi sammen har arbejdet for at finde frem til, hvad der betyder mest for, at vores medarbejdere er glade for at gå på arbejde, og at de kan se sig selv både i opgaverne og i de nye omgivelser.”

Han sammenligner det med at stå på en blomstermark, og vide at man ikke har råd til at købe alt på marken: ”Vi har måttet vælge hvilke blomster, vi ville have i vores flyttebuket, og før vi har besluttet det, har vi lyttet og talt sammen. Ledelsen er jo ikke altid den bedste til at vide, hvad medarbejderne har brug for, og i forbindelse med en udflytning med – for mange - en øget transport til og fra arbejdspladsen spiller deres privatliv jo også ind – og vores opgave er, sammen med dem, at finde frem til, hvad der er brug for, så det bliver en reel mulighed for dem at pendle. Min stærkeste ressource er medarbejderne, og mit mål er at fastholde så mange som muligt under udflytningen.”

Rejsetiden mellem København og den nye adresse i Næstved, har betydet, at ”buketten” blandt andet består af en fleksibilitetspakke, der giver medarbejderne ret til en hjemmearbejdsdag om ugen, fleksibel arbejdstid og mulighed for at registrere arbejde udført i toget som arbejdstid. Det betyder, at flere medarbejdere kan balancere arbejdsliv og privatliv også efter udflytningen.

På spørgsmålet om, hvad der har været vigtigt i processen med at involvere medarbejderne i omstillingen, svarer Niels Henrik Larsen: ”Samarbejde. Det værste, man som ledelse kan gøre i en sådan situation, er at gå ind i processen med en ”dem og os” tilgang. Der findes kun ”os”, og vi er sammen om at finde frem til de løsninger, der skaber de bedst mulige betingelser for medarbejderne og for den samfundsopgave, vi er sat til at løse. Det er vigtigt at huske på. Det er også vigtigt at huske på, at det ikke er alle løsninger, der er tilgængelige, og vi skal selvfølgelig kun bringe de løsninger i spil, der er realistiske og relevante for os.”

Hvad har det betydet for jer?

”Det har betydet, at vi for eksempel ikke har skullet diskutere selve udflytningen. Den er besluttet, og den er et vilkår. Det har også betydet, at vi – uanset at der har været frustrationer blandt de berørte medarbejdere – har arbejdet inden for rammerne af den beslutning, når vi har talt om, hvordan vi får skabt en omstilling, som medarbejderne kan se sig selv i og være glade for,” siger Niels Henrik Larsen.

Er der noget, du tænker, I skulle have gjort anderledes?

”Nej egentlig ikke. Jeg håber, vi har gjort det så godt, vi kunne, men det står jo sin prøve lige om lidt”, slutter han.

 

Vi skal kunne forestille os vores nye hverdag og opleve, at den hænger godt sammen
Rikke Thomsen

Vi skal kunne forestille os vores nye hverdag og opleve, at den hænger godt sammen

I begyndelsen var der chok og sorg over beslutningen om udflytning, fortæller Rikke Thomsen, der er AC-tillidsrepræsentant og næstformand i samarbejdsudvalget i Udlændingestyrelsen, der skal rykke fra København til Næstved. Her fortæller hun, hvordan sorgen er kommet til at fylde mindre og forestillingerne om den nye hverdag er kommet til at fylde mere.

”I begyndelsen var der behov for krisehåndtering. Vi brugte meget tid på at tale sammen,” fortæller Rikke Thomsen, og fortsætter: ”Der var et stort behov for kommunikation og information om forandringen og for, at ledelsen var lydhør over for medarbejdernes perspektiv. Der har været fokus på konkret og tydelig kommunikation om den nye situation og på at adressere bekymringer, så de ikke vokser sig store. Det, der kan synes som et lille problem for nogle, fylder meget for andre.”

Hvordan har I grebet den proces an?

”Vi arbejdede med at skabe gode rammer for dialog og for opfølgning – blandt andet i samarbejdsudvalget. Helt konkret, har vi for eksempel holdt orienteringsmøder med de enkelte kontorer, så der var rum for at tage kontornære spørgsmål op, og vi har nedsat arbejdsgrupper, hvor ledelse og medarbejdere arbejdede sig hen imod konkrete løsninger på forskellige områder .” Rikke Thomsen fortæller, at noget af det vigtigste i den proces har været, at medarbejderne har oplevet at blive inddraget, og at der blev lyttet til deres forslag – uanset om det har handlet om, hvad der skulle til for, at de kunne se sig selv tage med styrelsen til Næstved eller om det har været konkrete forslag til indretning eller organisering af arbejdet efter udflytningen.

”Det er ikke sådan, at alle forslag er blevet gennemført af ledelsen, men medarbejderne har oplevet, at deres forslag er blevet taget alvorligt, og de har også oplevet, at i de tilfælde, hvor forslagene ikke er blevet gennemført, har der været en god drøftelse. Det er ikke blevet oplevet som om, at et nej nu nødvendigvis er nej for altid.”

Og hvordan har I tacklet chokket og sorgen over at skulle flytte fra en arbejdsplads, som man måske har været glad for i mange år?

”Vi har taget os af dem, der kunne se, at afstanden blev for stor, og derfor har skullet forberede sig på at miste et arbejde og kollegaer, som de har været glade for – og det skal være sagt med det samme, at mange ansatte gerne ville blive her i Ryesgade, hvis de kunne. Udflytningen er jo ikke vores beslutning. Men vi kan gøre, hvad vi kan for at få det bedste ud af det – både ved at have fokus på, hvordan vi bevarer det, der fungerer godt og gør, at vi trives og løser kerneopgaverne bedst muligt, og også ved at have fokus på, om forandringen måske giver nogle muligheder, som man ikke havde før. For eksempel er der blevet udvekslet ideer og tanker om, hvordan den daglige transporttid for pendlere kan bruges på at læse de bøger, man ellers aldrig får læst, eller tage den e-uddannelse, man har drømt om – eller til at arbejde, så man stadig har mulighed for at få familielivet til at hænge sammen.”

Selvom processen med at forberede udflytningen til tider har bragt usikkerhed og udfordringer med sig, har den også åbnet for muligheden for noget positivt. ”Vi har fra begyndelsen haft fokus på at bevare og styrke trivslen, fagligheden og vores sociale kapital og på at se, hvilke muligheder forandringen giver”, fortæller Rikke Thomsen. ”Jeg tror, det vigtigste har været at have fokus på at inddrage alle medarbejdere og på at skabe attraktive, konkrete løsninger, der gør, at vi kan forestille os vores nye hverdag og kan se, at den hænger godt sammen – til gavn for hele styrelsen.”

FLEKSIBILITETSPAKKEN:

Formålet med fleksibilitetspakken er at give styrelsens medarbejdere mulighed for at tilrettelægge en mere fleksibel arbejdsdag og samtidig sikre, at der fortsat er tid til videndeling og sparring på kontoret. Nogle af elementerne er:

Gå til indkøbskurven...