Nedlukningerne og genåbningerne ifm. med COVID-19 har vendt op og ned på rammerne for arbejdslivet på mange af de statslige arbejdspladser, og det har været en nødvendighed at tænke nyt og kreativt for at få hverdagen til at gå op. Det har også haft betydning for drøftelserne i de lokale samarbejdsudvalg – ikke kun har der et behov for drøftelser omkring de ændrede rammer for opgavevaretagelsen og for trivslen på arbejdspladsen, men samarbejdsudvalgene har også skullet forholde sig til alternativer ift. mødeafholdelse.
Vi har talt med ressourcedirektør Lars Brejnrod fra Cphbusiness, der giver sit perspektiv på, hvilke udfordringer nedlukningerne har skabt for deres samarbejdsudvalg, men også hvordan det har skabt en masse nye muligheder for dem.
Hos Cphbusiness har man (som stort set alle andre arbejdspladser) haft mange udfordringer under corona-nedlukninger med at få tilrettelagt arbejdet bedst muligt under de givne omstændigheder. Lars Brejnrod, ressourcedirektør hos Cphbusiness, fortæller, at alle uddannelsesinstitutionens aktiviteter, herunder undervisning, blev omlagt til virtuel møderum, da alle blev sendt hjem.
Med hjemsendelsen og den virtuelle hverdag blev der stillet store krav til både ledere og medarbejdere, men for ledelsen betød det især et øget fokus på ledelsens kommunikation – både ift. kommunikationen ud til den samlede organisation, men også til cheferne ude i den enkelte afdeling.
Udover at påvirke Cphbusiness’ mulighed for at afholde undervisning, påvirkede nedlukningerne også samarbejdsudvalget. Dels blev der talt meget om corona-relaterede emner i deres SU, og dels blev mødeaktiviteten påvirket, da også denne blev omlagt til at være virtuel. Vi har stillet Lars nogle spørgsmål om deres erfaringer med SU-arbejdet i en tid præget af nedlukninger, og hvordan de tager deres læring med videre i SU-arbejdet på den anden side af nedlukninger.
Hvilke fordele/ulemper har I oplevet ved at afholde virtuelle SU-møder?
Der er både gode og dårlige ting ved virtuelle møder. De kan være mere effektive, når man skal orientere om nogle ting og der hurtigt skal gives nogle beskeder. Ift. SU har vi fx under nedlukningerne hurtigt skulle vende nogle ting ift. forskellige retningslinjer eller hvis medarbejderne var urolige for noget, og der har det været nemt at samle SU og drøfte et givent emne med det samme. Vi er ca. 20 medlemmer i vores HSU, og medlemmerne kommer fra forskellige afdelinger i hovedstadsområdet, så normalt er det jo lidt mere bøvlet at få planlagt et møde, fordi der skal tages højde for en masse logistik. Så nedlukningerne gav os faktisk mulighed for at agere lidt hurtigere.
Men nogle af ulemperne er, at det er sværere at mærke og fornemme hinanden, så de lidt mere følelsesladede snakke er ikke egnet til det virtuelle format. Fx havde vi en afskedigelsesrunde for tre år siden – jeg har svært ved at forestille mig, at sådan en snak kunne være foregået virtuelt, fordi der er mange følelser på spil, der også skal tages højde for i sådan en proces. Også som leder oplever jeg de samme udfordringer ift. 1:1-samtaler med mine medarbejdere, hvor folk godt kan blive berørte.
Hvordan tænker du, at erfaringerne kan bruges fremadrettet?
For det første er det vigtigt, at vi husker på udfordringerne – fx oplevede vi fra ledelsens side, at det var rigtig svært at have fingerspidsfornemmelse med, hvordan medarbejderne egentlig havde det med at være hjemsendt. Her er det ikke nok kun at tale med chefkredsen – medarbejderrepræsentanterne i samarbejdsudvalget er også et vigtigt ”termometer”.
For det andet har det givet os nogle nye muligheder ift. at drøfte nogle mere aktuelle ting i stedet for at gemme det til, når vi mødes en gang i kvartalet, hvilket før nedlukningsperioden var det normale interval mellem vores SU-møder.
Vi har også eksperimenteret lidt med at have noget lidt andet indhold på vores SU-møder. Sikkert ikke nok, men nogle enkelte gange har vi indkaldt til møder med kort varsel for at tage nogle indledende snakke om vores tilgang til forskellige problemstillinger. Fx sidste sommer, da vi fik den her plan med nogle forskellige politiske aftaler om at skære ned på antallet af internationale studerende og at vi skulle rykke nogle af vores aktiviteter til provinsen. Det skabte lidt uro, og der gav det rigtig god mening, at vi kunne afholde et møde med så kort varsel, fordi det foregik virtuelt, for så at have en mere grundig drøftelse på et senere tidspunkt, hvor medarbejderrepræsentanterne havde vendt emnet med deres kollegaer. Men vi skal stadig øve os i at blive bedre til det.
Har I aftalt, hvordan I vil bruge hhv. virtuelle og fysiske møder i SU fremadrettet?
Vi har ikke lagt os fast på præcis, hvordan vi vil gøre det endnu, men vi har indtil videre aftalt, at vi skal mødes fysisk mindst en gang om året til en lidt større seance for at sikre de gode relationer i udvalget. Sidste år var vi på et fysisk kursus alle sammen, der varede i to dage, og der kunne man tydeligt mærke, at det gjorde en stor forskel, at vi sad over for hinanden og kunne stå og snakke ved kaffemaskinen. De snakke opstår ikke i det virtuelle rum, fordi virtuelle møder fordrer mere struktur. Der er også nogle overvejelser omkring, hvordan vi får onboardet nye SU-medlemmer, for det kan måske blive lidt svært hvis vi kun ses fysisk én gang om året. Og her tænker jeg især på medarbejderne, for i chefkredsen ses vi jævnligt i andre sammenhænge, men det er jo også vigtigt, at de nye medarbejderrepræsentanter bliver onboardet ordentligt.
Kan du komme med et godt råd til andre, der gerne vil gen-tænke mødestrukturen i deres SU?
Man skal tænke sig om! Hvordan plejer møderne at være? Hvilke temaer er der på? Hvilke drøftelser vil vi gerne have? Er det trygt at holde drøftelserne digitalt? De virtuelle møder er gode til akut opståede ting, men de fysiske møder er bedre til det mere relationelle. Og jeg vil også sige, at hvis man skal udvikle ideer og for alvor være kreativ, så går det digitale møde heller ikke.
