En af de store opgaver i relation til SU-arbejdet er at skabe sammenhæng til resten af organisationen. Baglandets opbakning er afgørende både for kvaliteten af arbejdet i SU og for implementeringen af de beslutninger, der er truffet med afsæt i udvalgets arbejde. Derfor har Samarbejdssekretariatet taget en snak med Fødevarestyrelsen, der de sidste år har arbejdet målrettet med formidlingen af SU-arbejdet til resten af organisationen. Det er der kommet en tre gode råd (og en masse ideer) ud af.

1. Vælg dit indhold

Specialkonsulent fra HR i Fødevarestyrelsen, Anne Mette Asmind Andersen, fortæller, at der var et behov for at koble arbejdet i samarbejdsudvalget til medarbejderens virkelighed, så arbejdet i SU også gav mening for den enkelte.

”Vi havde en workshop med vores kommunikationsfolk, fordi der var et ønske om at komme længere ud med vores resultater. Vi lagde dagsordenen ud og havde et nyhedsbrev i forvejen, men formen i nyhedsbrevet blev anderledes. Vi skulle ikke kommunikere så meget, men vi skulle til gengæld kommunikere meget præcist og kun om det, der gav mening for medarbejderne,” siger hun. ”Vi besluttede også at udarbejde selvstændige nyheder til intranettet med fokus på et enkelt emne, hvis vi ville gøre særligt opmærksomme på en sag fra udvalgsarbejdet – og gerne med udtalelser fra medlemmer af SU”.

På den måde kunne styrelsen nå ud til flere ved at kommunikere mindre, men selvom mængden af information var kondenseret ned, så blev opgaven med at få den ud større: ”Hvis vi bare lagde dagsordenen på intranettet, så ville vi virkelig kunne leve en skyggetilværelse. Det kræver meget og komme ud over rampen og gøre indholdet nærværende, men vi bruger jo også mange timer på det her, og det handler om rammerne for medarbejdernes arbejde, så jeg synes også, det skal synliggøres,” fortæller Lieane Jensen, der er tilsynsførende og næstformand i SU.

”Det er en brøkdel, der vil læse dagsordner og referater, og derfor er nyhedsbrevene gode. Udfordringen er jo at finde den rigtige betoning og vinkel, og det lyder nemmere, end det er. Det kan kun lykkes, hvis man er i kontakt med medarbejdernes virkelighed. Ellers rammer man skævt i forhold til kommunikationen,” siger direktør og formand i SU Nikolaj Veje.

Kan I komme med et eksempel?

”Der er mindre information om selve arbejdet i udvalget, og så fokuserer vi på de områder, hvor samarbejdsudvalget har indflydelse. Det kan være temaer som hjemmearbejde eller seniorpolitik,” siger Anne Mette, og Lieane supplerer: ”For eksempel ønskede medarbejdersiden en opdatering af den eksisterende seniorordning, og udvalget fik vedtaget en seniorpolitik, som resulterede i flere seniordage, og det havde jo en meget konkret betydning for mange af vores kollegaer.”

2. Vælg din kanal

Intranettet og nyhedsbrevet kan være udemærkede kanaler, hvis budskaberne kobles til den virkelighed som medarbejderne oplever – men nogle gange er der også brug for, at budskabet kommer direkte fra en kollega.

”Der er jo brug for, at vi får samlet information op i organisationen, så vi kan få vores kollegaers perspektiv med ind i dialogen i udvalget, og det sker, at jeg sender en besked rundt til dem jeg repræsenterer, og beder dem byde ind. Det er der blevet reageret på,” fortæller Lieane.

Samtidig er Fødevarestyrelsen en organisation, der er præget af en høj grad af diversitet, og det skaber et behov for at tænke i flere kanaler:

”Vi har den udfordring, at vi er spredt ud over landet og har bl.a. 5-600 medarbejdere på slagterierne. De har sjældent mulighed for at sidde og kigge på intranettet i løbet af arbejdsdagen, og derfor sender vi nyhedsbreve ud på papir, og de har skærme i deres pauserum, hvor der kan køre nogle helt korte nyheder om SU-arbejdet,” fortæller Anne Mette. ”Vi har også benyttet os af at sende SMS´er til medarbejdernes arbejdstelefoner, hvis der har været vigtige nyheder fra SU, som vi ville gøre medarbejderne opmærksom på. Det har særligt været for at tilgodese vores tilsynsførende i fødevare- og veterinærkontrollen, som er på farten i dagligdagen, hvor de gennemfører kontroller i hele landet”.

3. Vælg dit øjeblik

De fleste af os har tidspunkter, hvor vi er mere eller mindre åbne for information. Hvis en organisation oplever store forandringer eller udfordringer, vil vi som medarbejdere ofte orientere os mod ny information. Det kan være både negative forandringer som besparelser eller positive forandringer som nye personaleordninger. Uanset hvad er det vigtigt, at alle føler sig velinformerede og kan fornemme en retning.

Men det er ikke kun forandringer internt i organisationen, der kan få en krog i os. Det kan også være forandringer eller dagsordner, der fylder i organisationens omverden. Eller årlige begivenheder:

”Jeg har forslået, at vi laver en nytårstale, hvor vi slutter året af med at lave status over, hvad vi har vi sat i gang, og hvad vi er lykkes med. Det gør, at vi kan få bundet nogle sløjfer,” slutter Lieane.

Fakta

Fødevarestyrelsen er en styrelse under Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri med ca. 1.500 medarbejdere, der tæller alt fra jurister, dyrlæger, it-specialister over ernæringseksperter til tilsynspersonale, laboranter og kontoransatte fordelt over hele landet.

Fødevarestyrelsen har en samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation, hvor SU- og AMU arbejdet er samlet i et Hovedudvalg (HU) for de overordnede og tværgående arbejds- og personaleforhold og 3 underliggende samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg (SAMU), som tager sig af de arbejds- og personaleforhold, som alene er gældende for den del af organisationen, de dækker.

Nikolaj Veje er som direktør for Fødevarestyrelsen formand i HU og tilsynsførende Lieane Jensen fra fødevareafdelingen i Vejen er næstformand.