Fire medlemmer af samarbejdsudvalg i staten har delt deres erfaringer med virtuelle møder med os, så vi kan dele dem med jer. En af dem er Charlotte Levin Pedersen, der er næstformand i samarbejdsudvalget på Roskilde Universitet. Hun har siddet i mange virtuelle møder. Nogle gange lidt for mange: ”Der er en tendens til at lægge virtuelle møder lige efter hinanden, fordi man godt ved man ikke skal gå frem og tilbage. I dag har jeg indtil videre haft fem møder oveni hinanden uden pauser. Hvis det havde været fysiske møder, havde jeg rejst mig og gået mellem lokaler eller bygninger, men nu er der mange dage, hvor jeg ikke forlader mit bord fra 9-16.” Charlotte anbefaler, at man lægger en pause ind før møderne, ligesom hvis det havde været et fysisk møde. Det giver mulighed for at gå en tur rundt om blokken med en kop kaffe eller besvare nogle af de vigtige mails, man ellers kan blive nødt til at besvare under møderne.
En vigtig pointe hos flere af dem, som vi har talt med, er netop også at være lige så meget til stede i det virtuelle rum, som man ville have været i det fysiske mødelokale. Altså ikke svare på mails eller tekstbeskeder under mødet. Og hvis forbindelsen er god, er det en god ide at tænde videoen, så man ikke sidder og taler ud i sort rum, men får så meget af de andre mødedeltageres kropssprog og mimik med som muligt. Og så er det vigtigt at bruge begge dele: ”Jeg oplever, at der er en tendens til, at man nedtoner kropssprog og mimik i virtuelle møder, men det er ikke rart at tale til en gruppe, der sidder som sten – så man kan hjælpe hinanden ved at nikke, smile og ryste på hovedet, lige som man ville gøre, hvis man sad i et fysisk rum sammen,” siger Charlotte.
Til gengæld er der bred enighed om at man som udgangspunkt slukker for sin mikrofon, hvis man ikke taler. ”Det kan være mere forstyrrende med afbrydelser i det virtuelle rum, fordi billederne flakker frem og tilbage,” siger Gorm Bergqvist, der er formand i samarbejdsudvalget i 1. Eskadre, Forsvaret. Finn Bæk Karlsson, der er næstformand samme sted er enig: ”Det er vigtigt, at man lytter og kun byder ind, hvis man har noget at byde ind med, og ikke bare vil gentage, hvad en anden har sagt.”
Til gengæld kan det være nemmere at få ordet i et virtuelt møde. ”Det skaber meget transparens, at alle kan følge talerække og regibemærkningerne i chatten,” siger Hanne Leth Andersen, der er formand i samarbejdsudvalget på Roskilde Universitet. Gorm og Charlotte fortæller, at virtuelle møder giver plads til at andre kan komme til orde. De har begge oplevet, at nogle der ikke har sagt noget før, begynder at byde ind. De har også begge oplevet det modsatte – at nogle der fyldte meget i det fysiske møde ikke har følt sig så fortrolige med det virtuelle rum, så de bliver mere tilbageholdende. Det kan altså være en god ide at have øje for, at rammerne kan føles både sværere og lettere at fylde ud end fysiske rammer.
Og så er det vigtigt at have øje for, hvad der overhovedet kan rummes indenfor virtuelle rammer. 1. Eskadre er skruet sammen af myndigheder og divisioner, der er spredt ud over landet og Nordatlanten. ”Der er omkring 3500 kilometers afstand imellem deltagerne på vores møder, så vi har været vant til at holde virtuelle møder også inden coronakrisen,” fortæller Gorm. Han og Finn fortæller, at de afholder to virtuelle samarbejdsudvalgsmøder om året – og så afholder de to fysiske møder, hvor de tager temaer op, som er mere følsomme. ”Hvis man skal i dybden med organisationsændringer, der påvirker personer, så vil jeg ikke anbefale virtuelle møder, og det vil jeg i det hele taget ikke i de sager, der involverer personel. Her er det ekstra vigtigt, at der ikke går noget tabt i kommunikationen,” siger Finn.
Hannes oplevelse er også, at virtuelle møder fungerer bedst, når der er et præcist scenarie for behandlingen af sagerne. Det er sværere, hvis man skal være kreativ eller behandle følsomme eller kritiske sager. Men det kan alligevel blive nødvendigt, at håndtere dem inden de vokser sig for store: ”Vi har skubbet nogle sager, som kræver gode drøftelser, men nu er vi der, hvor vi ikke vil skubbe dem længere,” siger Hanne. I 1. Eskadre lader de heller ikke problemer vokse sig store: ”Vi har et rigtigt godt samarbejdsklima i vore samarbejdsudvalg. Det betyder blandt andet, at vi kan lave indkaldelser med kortere varsel, hvis situationen tilskriver det, så vi kan ordne de fleste sager ved laveste fællesnævners princip. Det er vigtigt at håndtere problemer, inden de går i hårdknude og får deres eget liv, fortæller Gorm, inden han kommer med sit sidste råd: ”Helt overordnet så vil jeg sige, at hvis man tager samarbejdsaftalen alvorligt og arbejder ud fra den så kan sådan en situation, som vi er midt i nu, ikke ødelægge det gode samarbejde.”
