SU-arbejdet skal fungere, også når vi skal samarbejde på distancen som i den nuværende situation med Covid-19. Virtuelle møder er det tætteste vi kommer på fysiske møder. Man kan let forledes til at tro at det alligevel kan det samme, men det kan det ikke! Forskning viser blandt andet, at det kan være svært at opbygge tillid igennem digitale kommunikationskanaler, at vidensdeling bliver mindre over digitale platforme, og at det kan være sværere at opbygge følelsesmæssigt engagement.
Vi vil her komme ind på en række forhold, som det kan være vigtigt at give ekstra opmærksomhed, for at få SU-møderne til at fungere på distancen.
Rammerne for og understøttelsen af mødet
Det er helt elementært at sikre, at teknikken fungerer. Afmagten stiger, når teknologien driller. Det er ikke muligt at fin-tune sin kommunikation på samme måde som ved et fysisk møde, og man kan føle sig ganske afmægtig, når internetforbindelsen driller eller billedet fryser midt i ens argumentation.
Husk at alle ikke har de samme IT-kompetencer. Vær sikker på at alle er fortrolige med det tekniske setup. Brug f.eks. gerne en platform, som i forvejen anvendes.
SU-arbejdet handler (også) om relationer. Det er derfor vigtigt at kunne aflæse hinandens mimik og det er derfor vigtigt at få slået kameraet til. Når kameraet er slukket, mindsker det både koncentration og nærvær, mens det at kunne se hinanden fremmer dialogen.
Fordel rollerne i mødet mellem flere. Det kan – udover mødeleder – være vigtigt at der er en der står for det tekniske, en der tager noter og skriver referat, en tidsholder, og I kan overveje at dele ansvaret for de forskellige punkter på dagsorden ud.
Mødehyppigheden
Det er sværere at fastholde engagementet i mere end en time, og forskning viser, at det er mere udmattende at afholde virtuelle møder, fordi vi ikke lige så let kan afkode hinanden.
Derfor kan det være værd at overveje at holde kortere og hyppigere møder, ligesom det er endnu vigtigere end normalt at have en prioriteret dagsorden. I kan også overveje at gøre som HSU på RUC, der har suppleret virtuelle møder med en skriftlig behandling af de emner, der er egnet til dette.
Hvis møder er lange, kan I overveje at lægge pauser ind undervejs i mødet.
Mødeafholdelsen
Der er et større behov for tydelighed og tryghed i rammen end ved fysiske møder.
Det er særligt vigtigt med god mødeledelse, så alle oplever at kunne komme til orde og at mødelederen sørger for opsamlinger undervejs, så alle er med på konklusionen og hvor langt I er nået ift. dagsordenen.
I kan med fordel lave fælles spilleregler for hvordan I afholder virtuelle møder. Det kan f.eks. være om hvordan man beder om ordet. Det kan være endnu vanskeligere at afbryde en talestrøm på en høflig måde end ved et normalt fysisk møde, fordi man ikke har kropssproget til at signalere med. I kan også aftale at anvende chatfunktionen til at tilkendegive jeres holdninger til emnet, f.eks. ved at anvende rød-gul-grøn eller ”thums up and down”.
Paradoksalt nok er der ved virtuelle møder endnu mere behov for opmærksomhed på det relationelle og uformelle, fordi vi instinktivt agerer mere formelt og passer mere på os selv og hvad vi siger. Det skyldes, at vi ikke kan aflæse hvad andre tænker om os og det, vi siger. Derfor er det vigtigt at sætte tid af til at vedligeholde relationerne. Vores undersøgelse af hvad der skaber velfungerende SU-arbejde, ”Projekt Det Gode Samarbejde” viste, at det er helt centralt at man i SU har fokus på relationerne. Det gælder også i forhold til fysiske møder. Men ved virtuelle møder er det svært at vedligeholde tillidsfulde relationer, og man kan let komme til at gå for hurtigt i gang med drøftelserne. Det viser vores interview med arbejdspladserne også. Prioritér derfor gerne at sætte tid af til de uformelle samtaler inden mødet går i gang. Fejring af succeser er også med til at binde fællesskabet sammen, så prioritér også gerne at få talt med hinanden om de forhåbentlig mange ting, der lykkes.
Tydelig kommunikation
Virtuelle møder kræver klar kommunikation. Det kan nærmest være nødvendigt at overkommunikere for at tydeliggøre egne budskaber og intentioner og for at kunne aflæse de andre mødedeltageres reaktioner.
Undgå spekulationer og husk vigtige mellemregninger. Det er med til at begrænse risikoen for fejlfortolkninger og misforståelser.
Vær opmærksom på, at man lettere misforstår hinanden i det virtuelle rum. Det skyldes, at man ikke kan aflæse hinandens kropssprog. De ”cues”, vi som mennesker normalt udsender, er en vigtig form for nonverbal kommunikation, og denne facet mangler. Det gør det også sværere at håndtere uenighed og potentielle konflikter, at man ikke på samme måde kan aflæse hinanden. Det betyder f.eks. at man lettere bliver stødt over en klodset formulering.
Derfor er det også ekstra vigtigt at være tydelig omkring baggrunden for de ledelsesmæssige beslutninger, der skal tages. I den nuværende situation vil der de fleste steder både skulle drøftes beslutninger i forhold til den gradvise genåbning af arbejdspladsen, men også beslutninger i forhold til andre forhold på arbejdspladsen. I forhold til genåbningen af arbejdspladsen er det vigtigt at det fremgår om der er tale om eksekvering af retningslinjer fra Sundhedsstyrelsen eller andre myndigheder, eller om der er et rum til at finde de lokale løsninger.
Og det er om muligt endnu mere vigtigt at have sendt dagsorden og eventuelt bilagsmateriale ud i så god tid inden mødet, så alle har den samme viden og ingen kommer til at føle sig ”fanget”. Den oplevelse af assymetri i forhold til viden, der er et potentielt problem i SU-arbejdet, forstærkes let når mødeformen er virtuel.
Derudover er det vigtigt at man som mødedeltager gør sig klart, at man også har et personligt ansvar for at bidrage til en god mødeafholdelse, bl.a. ved at tale venligt, være ekstra høflig, ved at lytte aktivt og spørge ind til andre holdninger.
Det digitale møde kan ikke erstatte det sociale møde
Vores interview med arbejdspladserne viser, at det ikke er alle emner, som er egnet til en virtuel drøftelse. Søværnet nævnte organisationsforandringer som et emne, der svært at drøfte, men det kan jo være nødvendigt at drøfte det virtuelt, hvis ikke man på anden måde har mulighed for at mødes. VUC Syd nævnte medarbejdertilfredshedsundersøgelser, og RUC nævner følsomme sager mere generelt.
Det bør derfor overvejes, om planlagte drøftelser (og deraf følgende ledelsesmæssige beslutninger) kan udsættes til det igen er muligt at afholde fysiske møder. Hvis dette ikke er muligt, er det ekstra vigtigt som del af drøftelserne at drage omsorg for hinanden, f.eks. ved at udvide ekstra overbærenhed og forståelse. Det er rigtig svært at håndtere konflikter virtuelt, så prøv om muligt at undgå potentielle konflikter indtil I kan mødes igen.
Specifikt for den nuværende situation med Covid-19 er det vigtigt at tage højde for, at flere af os har været bange, og i en vis grad stadig kan være det. Og derudover kan det være svært at navigere i de mange meninger, holdninger og udmeldinger, der kommer i øjeblikket.
Der er forsket i, hvad bekymringer for fremtiden gør ved menneskets kognitive ressourcer, og studier viser, at mennesker fungerer væsentligt dårligere kognitivt når livsomstændighederne er usikre. Angst slider på det mentale overskud, humøret og de kognitive ressourcer. Det er ikke når man er bekymret og bange, at men er mest kreativ i sin problemløsning, lettest skaber overblik over situationen, træffer de bedste beslutninger eller har de mest nuancerede holdninger. Når man er presset, er der også mindre plads til at erkende fejl. Der er simpelthen mindre mental båndbredde.
Respektér at mennesker har forskellige grænser
Der er altid magtrelationer forbundet med kommunikation, men i forbindelse med virtuel kommunikation bliver de endnu tydeligere. Humor og udtryk for følelsesmæssigt engagement er redskaber, der til et fysisk møde kan være med til at opbløde budskaber, men disse fungerer dårligt virtuelt på en lille skærm. Også her er vi afhængige af at kunne bruge kropssproget. Undlad derfor ironi og humor.
Derudover er det vigtigt at være opmærksom på, at kommunikation via virtuelle møderum kan opleves at blive mere intim. Det betyder noget at blive inviteret ind i andres hjem og se hinandens boligindretning og evt. også børn, ægtefælle og kæledyr, og det kan være med til at styrke relationer at se hinanden i ”privatsfæren”. Samtidig kan det for nogle mennesker være ganske grænseoverskridende at grænsen mellem privatlivet og arbejdslivet på den måde udviskes. Respektér derfor, at ikke alle har lyst til at vise hjemmet frem.
TI RÅD TIL GODE VIRTUELLE MØDER I SAMARBEJDSUDVALG
(…og i det hele taget)
- Læg en pause ind før mødet
- Sørg for en god arbejdsstilling
- Tal tydeligt og lidt langsommere end ellers
- Sæt en præcis dagsorden og ramme om mødet
- Fokusér på mødet og lad andre opgaver vente
- Slå mikrofon fra, når du ikke taler
- Slå video til hele tiden, hvis forbindelsen tillader det
- Brug mimik og kropssprog på samme måde som i et fysisk rum
- Bryd ikke ind, mens en anden taler
- Følg retningslinjerne i samarbejdsaftalen
