For os alle har de sidste mange uger betydet enorme ændringer. Vores velkendte verden og hverdag er blevet en anden, både privat og i forhold til vores arbejdsliv. Og selv om det er udtryk for noget positivt, nemlig færre smittede, at vi begynder at overveje, hvordan arbejdspladsen kan åbne op igen, er det også en meget kompleks situation at træffe ledelsesmæssige beslutninger ind i. Derfor er det om muligt endnu vigtigere end normalt at sikre en værdiskabende dialog i samarbejdsudvalget.
Vigtigt er det at huske, at det er samarbejdsudvalget, der kan indgå aftaler om fastlæggelse af retningslinjer/principper for arbejds- og personaleforhold inden for ledelsens ansvars- og kompetenceområde. Der vil være en række emner og spørgsmål, som Samarbejdsudvalget skal ind over, som eksempelvis de logistiske overvejelser i forhold til arbejdstilrettelæggelsen ved om det er vigtigt at hele enheder kan møde ind samtidig måske én dag om ugen på skift med andre enheder, eller om det er mere vigtigt at give plads til de medarbejdere, der har det største behov for at være fysisk til stede på arbejdspladsen på grund af arbejdsopgaver eller problematiske rammer for hjemmearbejde.
Det kan også være relevant at drøfte retningslinjer om løbende håndvask og afspritning af fælles funktioner som kopimaskinen, kaffemaskinen, dørhåndtag mv., ligesom udvalget kan være med til at vurdere behovet for kommunikation til medarbejderne omkring den fortsatte forebyggelse af smittekæder. Samt omkring praktiske ting som f.eks. at alle skal tage egen frokost og kaffekande med.
Mange af de ledelsesmæssige beslutninger, der skal træffes lige nu, vedrører det fysiske arbejdsmiljø. Der er her en del skæringsflader mellem arbejdsmiljøudvalgets arbejde og de drøftelser, der skal tages i samarbejdsudvalget. På mange statslige arbejdspladser er disse to udvalg da også lagt sammen. Der kan være inspiration at hente i Arbejdstilsynets vejledninger, ligesom BFA også har udgivet forskellige vejledninger om den fysiske indretning af arbejdspladsen. (Se links i boksen til højre.)
Samarbejdsudvalget har talrige opgaver i forhold til at tage vare på det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Her kan en vigtig drøftelse være, hvordan der sikres sammenhængskraft i den, formentlig lange, overgangsperiode, der vil være inden vi alle igen kan være på arbejdspladsen samtidig. Det er vigtigt, at der ikke kommer til at ske en forskelsbehandling mellem dem, der møder fysisk, og dem, der fortsat arbejder hjemme. Her er nøgleordet kommunikation – og hellere for meget end for lidt.
Det er vigtigt at huske på, at perioden med nedlukning af Danmark har været svær for os alle – men også at den har ramt forskelligt. Nogle har befundet sig i en arbejdsmæssig situation, hvor de har været overbebyrdet af opgaver, mens andre måske ikke har haft så meget at lave som normalt, fordi deres arbejdsopgaver er blevet sat i bero. Familiemæssige forhold spiller også ind i forhold til dette. Nogle medarbejdere har været stærkt udfordret af at skulle arbejde hjemme og skulle håndtere pasning af børn og opbakning til hjemmeskoling samtidig med løsningen af deres normale arbejdsopgaver. Og selv om der ledelsesmæssigt er fundet løsninger på dette mange steder, kan det stadig give en følelse af utilstrækkelighed. Alt dette skal håndteres ledelsesmæssigt og i et samarbejde med medarbejderne gennem SU.
Et andet forhold, der skal håndteres ledelsesmæssigt, er at latente eller allerede eksisterende konflikter kan være eskaleret. Det at føle sig presset skaber mindre ”mental båndbredde” i vores relation til hinanden, og vi har sværere ved at være rummelige og tage hensyn til hinanden. Det er ikke unormalt, at der i perioder efter en krise kan være behov for mentalt ”oprydningsarbejde” for at samarbejdet igen kan blive værdifuldt for arbejdsmiljøet og løsningen af kerneopgaven.
Endelig kan det være relevant ledelsesmæssigt at forholde sig til oplevelsen af uretfærdighed. Når samfundet gennemgår en krise, er det kendetegnende at man i starten står tæt sammen og byder ekstraordinært ind til fællesskabet. Men hen af vejen bliver forskellige dagsordener en del af billedet. Det kan f.eks. ses i den offentlige debat, hvor balancen mellem hensynet til svage og ældre og hensynet til samfundsøkonomien bliver sat over for hinanden. På samme måde kan medarbejdere på en arbejdsplads opleve en ubalance i ”retfærdighedsregnskabet”, og det kan trække store veksler på arbejdspladsens sociale kapital, forstået som samarbejdsevne, retfærdighed og tillid.
Samarbejdsudvalget skal selvfølgelig ikke drøfte de enkelte medarbejders forhold eller behov i forbindelse med overvejelserne omkring en genåbning af arbejdspladsen. Men samarbejdsudvalget har også opgaver i forhold til at drøfte og forholde sig til medarbejdernes trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø, ligesom det skal forholde sig til arbejdspladsens indsats i forhold til at identificere, forebygge og håndtere arbejdsrelateret stress.
Det er vigtigt med en fælles, åben og undersøgende dialog. Dilemmaer har ikke godt af at blive parkeret i det stille sind hos den enkelte – de håndteres bedst ved kollektiv drøftelse. Det er også vigtigt at tage højde for, at der er ikke er én ”one size fits all”-løsning – vi har som mennesker alle forskellige interesserer, behov og ønsker – og at det, der opleves som en lille ting for nogle af medarbejderne, kan være et stort indgreb for andre medarbejdere.
Når arbejdspladser igen skal åbne op og finde tilbage til det gamle eller måske finde nye veje, kræver det om noget et tæt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Samarbejdsudvalget er her et afgørende forum for at få drøftet udfordringerne og sammen få udviklet arbejdspladserne, så de igen kan blive velfungerende for såvel medarbejdere og ledere. Mødeformen er ikke vigtig, men det er essentielt at have drøftelserne.
