Direktøren: “Selv om vi ikke er forpligtet til at have et samarbejdsforum, har vi brug for det”

Hos afdeling for Policy og Relationer ved DTU har man fundet værdien i at etablere et samarbejdsudvalg, selvom de med kun 20 ansatte ikke er forpligtet til det

Af Pia Lassen

Afdeling for Policy og Relationer ved DTU er en relativ lille enhed med 17 medarbejdere, 2 kontorchefer og 1 direktør. Trods afdelingens størrelse finder de formelle drøftelser mellem ledelse og medarbejdere sted i regi af et samarbejdsforum med en standardiseret forretningsorden – også selv om direktøren har som en værdi, at hans dør står åben for medarbejderne.

Vi har besøgt afdelingen for at høre, hvordan DTU’s projekt med at etablere samarbejdsfora for alle mindre enheder med færre end 25 medarbejdere opleves lokalt.

Behovet for at have et samarbejdsforum

Stine Brodersen har som fælles-TR været med til at opstarte samarbejdsforum for både Afdeling for Policy og Relationer (APR) og for Afdeling for Kommunikation og Medier (AKM) og fortæller følgende om opstarten af samarbejdsfora:

”Det var HSU, der tog initiativ til at etablere et samarbejdsforum på de enheder, der ikke var forpligtet til at have samarbejdsudvalg, men jeg mærkede samtidig, at man ledelsesmæssigt meget gerne ville have disse fora –begge direktører udviste stor villighed til at gå ind i arbejdet. Vi startede op uden at have en forretningsorden – drøftelserne skete på baggrund af det, vi aftalte, og de erfaringer, vi gjorde os. Siden da har vi fået en forretningsorden.”

John Sarborg Pedersen er direktør for APR og bekræfter Stines oplevelse af, at han som leder har været meget interesseret i at etablere et samarbejdsforum:

”I en afdeling, der ikke er større end den, vi har, er der rigtig mange ting, som man kan få talt om løbende. Jeg har et princip, og det er, at min dør altid står åben, så man kan altid komme ind. Men på trods af det er der ting, man ikke får drøftet – dels er der ting, som mine medarbejdere ikke blot kommer ind af døren og drøfter, men ledelsesmæssigt har jeg også et behov for formelt at sætte mig ned med repræsentanterne for medarbejderne og se dem i øjnene og spørge, om der er noget, som vi skal have vendt.”

Samarbejdsforum – en anledning til at mødes

Afdeling for Policy og Relationer har haft et samarbejdsforum siden sommeren 2022. Afdeling for Kommunikation og Medier er siden da overgået til at have et samarbejdsudvalg, idet afdelingen voksede til at have flere end 25 ansatte.

I APR er der blevet afholdt flere ordinære møder og et enkelt ekstraordinært møde i samarbejdsforum. John oplever som direktør, at kadencen med to årlige møder og en dagsorden, der tager udgangspunkt i en standardiseret forretningsorden og årshjulet for drøftelser af emner i samarbejdsaftalen på tværs af hele DTU, fungerer fint. Vigtigst er det dog for ham, at møderne er en anledning til at mødes:

”Det er vigtigt at have et forum, hvor vi stemmer af med hinanden, og vi får luftet de synspunkter, som vi er nødt til få vendt, og som vi ellers ikke får vendt i løbet af en travl hverdag. Heller ikke selvom jeg har et ugentligt morgenmøde, hvor jeg mødes med alle afdelingens medarbejdere. Men vi er meget fokuserede på de faglige ting, og der er jo også brug for at drøfte, hvordan medarbejderne trives, og om der er andre ting, som vi slet ikke har fået vendt eller drøftet, og verdens bedste anledning til at gøre det er, at vi har det formelle mødeforum.”

Stine er enig med John, men fremhæver vigtigheden af at have en standardiseret forretningsorden. Hun har inden interviewet talt med de kontaktpersoner, der blev udpeget efter etableringen af et samarbejdsforum for hver af afdelingerne og anfører, at de også er enige i denne betragtning.

Når samarbejdet giver ekstra stor værdi

I forbindelse med den nyligt varslede store sparerunde på DTU indkaldte John afdelingens samarbejdsforum til et ekstraordinært møde, og i den forbindelse oplevede han især den værdi, som det giver at have et formelt samarbejdsforum, hvor rollerne er foruddefinerede. John fortæller om denne proces:

”Her indkaldte jeg selvfølgelig til et særligt møde for at informere medarbejderne om, hvad processen er i det her, hvad omfanget af de besparelser er, som vores afdeling ser ind i, og hvad min tænkning omkring det er. Værdien af at have et forum, hvor man kan drøfte det, er fantastisk stor, for der har vi en anledning til at forklare, hvorfor vi gør, som vi gør, vi har en anledning til at få synspunkter ind fra TR’erne i forhold til, om vi har tænkt på det og det – og hold da op hvor har vi oplevet et konstruktivt medspil. Der har været et meget konstruktivt samarbejde om processen. Og hvad katten skulle jeg have gjort, hvis jeg ikke havde et lokalt samarbejdsforum – indkaldt til krisemøde?”

Han oplever dog, at drøftelserne generelt giver stor værdi:

”Jeg synes, at medarbejderne har behov for at være informeret og opdateret på, hvad vi i ledelsen tænker, når der er et eller andet, der skal håndteres, og vi har et behov for at vide, om der er et eller andet, der rører sig blandt medarbejderne – det giver mig som leder mulighed for at agere, og i stedet for at jeg skal til at handle på bagkant af, at et problem er opstået, vil jeg da meget hellere høre om problemet i regi af et samarbejdsforum, inden tingene bliver til et problem. Det kan være med til at tage brodden af problemerne, og det er min ledelsesmæssige forpligtelse at lytte til det og handle på det, hvis der er noget. Det giver en forståelse af, om der er noget i organisationen, der trykker. Og det at have en struktureret diskussion om de her ting i et formelt forum giver en legitimitet ift. at tage en bestemt rolle på sig selv som hhv. ledelsesrepræsentant og medarbejderrepræsentant. ”

Stine supplerer med den værdiskabelse, som det giver hos medarbejderne:

”Den store forskel for medarbejderne er, at der er en systematik ift., at der går information frem og tilbage – at der er en direkte informationskilde, og at de ved, hvem de skal gå til, hvis der er noget, de ønsker, der skal drøftes med ledelsen.”

Johs sekretær, Karen Østergaard Jørgensen, der også deltager i interviewet, supplerer med sit medarbejderperspektiv:

”Der er ingen chefer til stede til mødet med tillidsrepræsentanterne, og det har været meget givtigt for os. Det var bl.a. vigtigt, da vi blev oprettet som ny afdeling, at der var et fælles forum at mødes i, og hvor vi kunne tale frit med hinanden og med kontaktpersonen som moderator.”

At dette er vigtigt ledelsesmæssigt, bekræftes af John:

”Stine har løst mange problemer. Og nej, det er ikke sagt i sjov. Nogle gange er der brug for, at der bliver drøftet nogle ting, uden at der er en chef til stede, f.eks. for at få aflivet myter. Og det er en vigtig dialog at have.”