VUC Syd er en af de uddannelsesinstitutioner, der inden Corona-epidemien havde stor erfaring med fjernundervisning, og vi har derfor interviewet direktør Bente Lyck-Damgaard, der er formand for samarbejdsudvalget, om deres gode råd til virtuelle SU-møder.
VUC Syd er geografisk fordelt på 4 lokaliteter. Dette til trods plejer SU altid at samles fysisk. Ligesom på andre statslige arbejdspladser har dette ikke været muligt de sidste to måneder, og udvalget har derfor afholdt SU-møder virtuelt. Her har medlemmerne trukket store veksler på deres erfaringer med virtuel undervisning.
Bente fortæller om deres erfaringer indtil nu:
”Det er vigtigt at gøre sig klart, det er en meget anderledes mødeform end når man befinder sig fysisk i det samme rum. Det er vigtigt at have styr på teknikken, for at problemer med denne ikke kommer til at tage opmærksomheden fra de ting, der er sat på dagsordenen. Det er også vigtigt at slå kameraet til, så man kan se hinanden, for der er rigtig mange ting, man aflæser i form af ansigtsudtryk og mimik. Og det er især vigtigt, hvis det er følsomme ting, man drøfter.”
Det er erfaringen på VUC Syd, at der er en række emner, som det er relativt uproblematisk at drøfte på et virtuelt SU-møde. Det gælder især praktiske spørgsmål, som det er let at tage stilling, og hvor der blot er behov for at tilkendegive, om man er enig eller uenig. SU har også med succes videreført allerede påbegyndte drøftelser af en alkohol- og rygepolitik Et af emnerne på et kommende SU-møde er institutionens økonomi, og her forventer formandsskabet heller ikke at der vil komme udfordringer i forhold til at få gennemført drøftelsen.
Samtidig har de erfaret, at der er emner, der er mere svære at drøfte uden at være fysisk i det samme lokale. Det har bl.a. været svært at drøfte opfølgning på medarbejdertilfredshedsundersøgelsen, da det er et potentielt konfliktfyldt emne, men også fordi drøftelsen sker i samråd med arbejdsmiljøudvalget, og antallet af mødedeltagere derfor er langt flere.
En anden erfaring er, at det kan have betydning for drøftelserne, at mødet mangler den indledende småsnak, samt at mødet er tidsafgrænset og ”løber ud”. Som mødeleder kan det også være svært at skabe den nødvendige kontakt til mødedeltagerne.
Derudover kan det være vigtigt at tage højde for, at man med ansat kan have det ret forskelligt med at ens private omgivelser pludselig bliver del af et arbejdsmæssigt møde. Det er vigtigt at respektere privatsfæren og at man har forskellige grænser for dette.
Endelig pointerer Bente vigtigheden af at øve sig. Da hun trådte til som ny direktør ultimo 2019, var hun selv famlende i forhold til de nye teknikker, som resten af VUC Syd allerede dengang mestrede til perfektion, men hun kom hurtigt efter det, fordi det var en integreret del af arbejdspladsen.
SU på VUC Syd har følgende gode råd til statslige arbejdspladser, der er nye i forhold til at afholde virtuelle møder:
- Sørg for at have styr på teknikken, og at det valgte system kan fungere for alle ansatte
- Brug gerne kun ét system, så alle hurtigst blive rutinerede i.f.t. at bruge det
- Hav altid billede på
- Aftale hvem der er ordstyrer – kan med fordel være en anden end formanden for SU
- At ordstyreren/mødelederen er opmærksom på at alle bliver hørt – også dem, der ikke siger noget
- Husk at der en forsinkelse på lyden – vent et øjeblik på kommentarer inden du taler videre
- Chat-funktion kan med fordel bruges til at melde ind, hvis man ønsker ordet
- At chatten bruges til at supplere det talte ord, så man ikke bruger tid på at alle skal sige ja eller nej
- At man har en forventningsafstemning omkring mødeafholdelsen, og alle udviser disciplin
- Overvej at variere mødeformen
Bente fortæller afslutningsvis, at ledelsen og TR også er begyndt at mødes virtuelt til et frokostmøde hver 14. dag for på den måde at fortsætte de gode drøftelser, der normalt opstår spontant, og som er vigtigt som supplement til det formaliserede samarbejde.
