BurgerClose

Samarbejdsudvalgets kommunikation til arbejdspladsen

Det følger af Samarbejdsaftalens §3, stk. 5, at samarbejdsudvalget skal sikre, at samtlige medarbejdere holdes orienteret om samarbejdsudvalgets arbejde.

Grunden til at dette er en vigtig opgave for samarbejdsudvalget, er, at det er med til at sikre, at SU-arbejdet skaber værdi på arbejdspladsen. Udvalget skal være synligt, og kollegaerne (såvel ledelse som medarbejdere) skal være klar over, hvad der drøftes i udvalget – men også hvordan man som kollega kan kontakte udvalgets repræsentanter for at få sat relevante emner på dagsorden.

Vores og undervisernes årelange erfaring med besøg i samarbejdsudvalgene på de statslige arbejdspladser viser, at dette kan være en svær opgave at løfte. Du kan i dette blogindlæg læse vores gode råd til, hvordan I lokalt kan arbejde med denne opgave.

Først og fremmest er det vigtigt at pointere, at det at kommunikere omkring udvalgets arbejde til kollegaerne på arbejdspladsen er en fælles opgave for det samlede udvalg – ja, det er faktisk samarbejdsudvalgets fælles informationspligt overfor resten af organisationen. Det er således hverken ledelsens eller medarbejderrepræsentanternes ansvar alene at løfte denne opgave. Men det kan give god mening at overveje om nogle af de kommunikationskanaler, man har som respektive ledelses- og medarbejderrepræsentant kan anvendes til at understøtte opgaven. Det kan f.eks. være ved, at formanden for udvalget anvender nyhedsbreve, der i øvrigt udsendes fra ledelsesside, til at highlighte hvilke emner, der er under behandling, eller ved at orientere på personalemøder mm. Medarbejderrepræsentanterne kan også med fordel anvende allerede eksisterende kommunikationskanaler eller –strukturer. Her er det dog vigtigt at være opmærksom på, at kommunikationen skal gives til alle kollegaer på arbejdspladsen, hvorfor kommunikation på klubmøder og andre strukturer, der følger TR-strukturen, ikke kan stå alene.

Signalværdien af at det er det samlede samarbejdsudvalg, der står som afsender på kommunikationen, kan dog være overordentlig stor. Vi kender eksempler på udvalg, der udsender en ”onepager” med de vigtigste pointer fra udvalgets sidste møde. Vi har også kendskab til arbejdspladser, hvor samarbejdsudvalget har sin egen hjemmeside eller side på intranettet, hvor man kan læse om udvalgets arbejde. Vi har mødt samarbejdsudvalg, hvor formand og næstformand efter møderne udarbejder en lille video, hvor de fortæller om de vigtigste emner, der er blevet drøftet på det pågældende møde. Eller hvor formandskabet holder et fælles oplæg på et personalemøde. På samme vis er der samarbejdsudvalg for institutioner, der er delt på flere institutioner, hvor en ledelses- og en medarbejderrepræsentant sammen kommer med et indlæg på et personalemøde for den enkelte lokalitet.

Når vi besøger samarbejdsudvalgene på statens arbejdspladser, møder vi tit udvalg, der argumenter for, at ”vi udarbejder et referat, der bliver uploadet til intranettet, og så må det være op til den enkelte medarbejder selv at orientere sig i forhold til dette”. Referaterne er vigtige, og det er også et krav i henhold til SU-aftalen, at de udarbejdes, men til trods for metodefriheden ift. kommunikation til arbejdspladsen, er det sjældent den bedste måde at skabe synlighed omkring samarbejdsudvalgets virke. Referaterne er dokumentation – ikke nødvendigvis kommunikation.

Det kan være hensigtsmæssigt at overveje, hvad der er den mest hensigtsmæssige kommunikation ift. de forskellige emner, I arbejder med. Der er ikke nødvendigvis en ”one size fits all”-kommunikationstilgang. Derfor kan I med fordel afslutte jeres SU-møder med at drøfte, hvordan de emner I har haft drøftet på dagens møde, bedst kommunikeres ud.

Endelig skal I være opmærksomme på, at ikke alle medarbejdere på statslige arbejdspladser har en kontorarbejdsplads. Der kan også være kollegaer, der har svært ved at læse lange referater. De mange forskellige former for intelligenser gør også, at nogle kollegaer bedre modtager andre former for kommunikation end den skriftlige. Det kan derfor være nødvendigt at tænke anderledes ift. kommunikationsformer end de gængse for at løse denne svære formidlingsopgave. Derfor håber vi, at I kan blive inspireret af ovenstående eksempler eller tage en drøftelse på et kommende SU-møde om, hvordan I løse denne fælles opgave, og om der er andre ideer til at justere i jeres kommunikation.

Magnus Bryde og Pia Lassen, september 2022

Gå til indkøbskurven...