Skal man oprette samarbejdsudvalg i en selvejende institution?

Selvejende institutioner (inden for det statslige område) er omfattet af de statslige overenskomster og øvrige aftaler indgået mellem Finansministeriet og Centralorganisationernes Fælles Udvalg (CFU), Aftalen om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner er en af disse aftaler og aftalen omfatter derfor også selvejende institutioner.

Hvornår skal der oprettes lokale samarbejdsudvalg?

Er der inden for institutionen flere arbejdssteder med en selvstændig ledelsesfunktion, hvor antallet af medarbejdere er mindst 25, skal der oprettes et samarbejdsudvalg for hvert af disse arbejdssteder.

Begrebet "arbejdssteder med selvstændig ledelsesfunktion" kræver en nærmere vurdering af parterne i den enkelte styrelses/institutions samarbejdsudvalg. Vejledende er der tænkt på et ledelsesområde med en sådan selvstændig personaleadministration og budgetforvaltning, at det er rimeligt at oprette samarbejdsudvalg for det pågældende område.

Ved afgørelsen af, om et arbejdssted har selvstændig ledelsesfunktion, indgår blandt andet en vurdering af, om der i ledelsesfunktionen indgår:

· Selvstændig ledelsesret
· Beslutnings- eller indstillingsret ved ansættelser og afskedigelser
· Selvstændigt budget- og regnskabsansvar

Det er parterne i den enkelte institution, der må vurdere, om det er rimeligt at oprette flere samarbejdsudvalg.

Opnås der ikke enighed, må spørgsmålet afklares via de sædvanlige kanaler for løsning af uoverensstemmelser.

Oprettes der inden for en institution flere samarbejdsudvalg, skal der også oprettes et hovedsamarbejdsudvalg, der er fælles for hele institutionen.

Kan der sidde kontorchefer eller professorer på medarbejdersiden i Samarbejdsudvalget?

Der er ikke noget formelt til hinder herfor. Når et samarbejdsudvalg skal oprettes, skal ledelse og tillidsrepræsentanter aftale hvor mange medlemmer, der skal sidde på hver side i udvalget. Fordelingen af pladserne på medarbejdersiden aftales mellem de forhandlings-berettigede personaleorganisationers repræsentanter (typisk tillidsrepræsentanter) og medarbejderrepræsentanterne udpeges blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter i institutionen. Er der - mellem tillidsrepræsentanterne - ansatte i stillinger som kontorchef eller professor, er der således intet til hinder for, at de kan sidde på medarbejdersiden i samarbejdsudvalget.

Hvad skal med i en forretningsorden?

En forretningsorden er en køreplan for samarbejdsudvalgets arbejde før, under og efter møderne. Derfor skal en forretningsorden indeholde de regler, som er nødvendige for at få samarbejdsudvalgets arbejdet til at fungere hensigtsmæssigt – men heller ikke flere.

I en forretningsorden kan angives, hvor mange møder der afholdes årligt i samarbejdsudvalget samt dato eller ugenummer for mødeafholdelsen. Fastlæggelsen af mødedatoer bør ske under hensyn til vigtige kendte begivenheder i institutionen for eksempel afgivelse af budgetforslag, indgåelse og opfølgning på (resultat)kontrakter og gennemførelse af MUS. Det kan desuden være hensigtsmæssigt at fastlægge procedure for indkaldelse af ekstraordinære møder.

Hvis der skal føres en konsensusorienteret og strategisk dialog i samarbejdsudvalget, er det nødvendigt, at alle medlemmer er velforberedte. Derfor bør en forretningsorden indeholde regler for, hvordan dagsorden for de enkelte møder fastsættes herunder eventuelle faste dagsordenspunkter, samt hvornår dagsordenen og bilag hertil skal udsendes til medlemmerne af samarbejdsudvalget.

Da det er samarbejdsudvalgets opgave at sikre, at samtlige medarbejdere holdes skriftligt og mundtligt orienteret om samarbejdsudvalgets arbejde, er det vigtigt at forretningsordenen indeholder regler om godkendelsesprocedure og frister for udsendelse af referater fra udvalgets møder. Herudover kan forretningsordenen beskrive, hvordan udvalgets sekretær udpeges, samt hvorledes øvrig information fra udvalget til medarbejderne håndteres.

Procedure for nedsættelse af underudvalg – faste eller ad hoc – kan også indgå i en forretningsorden. 

Endelig kan en forretningsorden fastlægge principper for gennemførelse af evaluering af samarbejdsudvalgets arbejde, gennemførelse af kurser, seminarer eller temadage for samarbejdsudvalget.

Skal vi oprette et kontaktudvalg?

I institutioner hvor ikke alle forhandlingsberettigede organisationer er repræsenteret i samarbejdsudvalget kan oprettes et kontaktudvalg bestående af samarbejdsudvalgets medarbejderrepræsentanter samt en repræsentant for hver af de personaleorganisationer, som ikke er repræsenteret.

Bestemmelserne om adgangen til at oprette kontaktudvalg er begrundet i ønsket om, at også repræsentanter for personaleorganisationer, som ikke opnår direkte repræsentation i en institutions samarbejdsudvalg, får mulighed for at varetage personalegruppens interesser i forhold til samarbejdsudvalget.

Kontaktudvalgsmøder afholdes forud for samt eventuelt også efter møderne i samarbejdsudvalget. Kontaktudvalget bør her drøfte de dagsordenspunkter, som er til behandling på vedkommende samarbejdsudvalgsmøde.

Med henblik på at opnå enighed på medarbejdersiden om holdninger til de spørgsmål, som er til drøftelse i samarbejdsudvalget, kan det være hensigtsmæssigt, at kontaktudvalget udarbejder en forretningsorden, som bl.a. indeholder regler for, hvordan en enig holdning opnås.

Hvor mange pladser må der være i SU?

Der er ikke i samarbejdsaftalen bestemmelser om samarbejdsudvalgets størrelse og sammensætning. Ledelse og tillidsrepræsentanter må derfor indgå aftale om, hvor mange repræsentanter der skal være på hver side af samarbejdsudvalget. Aftaler herom kan opsiges med 3 måneders varsel. Det er hensigtsmæssigt, at medarbejdersiden har en bred repræsentation blandt institutionens medarbejder. For så vidt angår ledelsen vil det være hensigtsmæssigt, at den økonomi- og personaleansvarlige er repræsenteret på ledelsessiden.

Må der sidde flere ledelses- end medarbejderrepræsentanter i SU?

Ja. Antallet af repræsentanter på hver side af samarbejdsudvalget aftales mellem ledelse og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter. Der er derfor ikke noget til hinder for, at der sidder flere ledelses- end medarbejderrepræsentanter i udvalget.

Er medlemmer af underudvalg – nedsat af samarbejdsudvalget - beskyttet som tillidsrepræsentant og kan de få over-/merarbejdsbetaling?

Medlemmer af underudvalg, nedsat af samarbejdsudvalget, er ikke beskyttede som tillidsrepræsentanter. Arbejde i underudvalg indgår i de normale arbejdstidsopgørelser og er således en del af arbejdstiden, hvorfor medlemmerne skal have normal løn for arbejdet, som jo normalt foregår i arbejdstiden. På undervisningsinstitutioner må det derfor aftales, hvor stort tidsforbrug må være til opgaver som for eksempel medlem af et af samarbejdsudvalget nedsat underudvalg.

Skal medarbejdersidens repræsentanter udpeges efter det antal ansatte, de repræsenterer?

Nej. I samarbejdsaftalen er fastlagt, at samarbejdsudvalgets medarbejderrepræsentanter skal tage udgangspunkt i medarbejdergruppernes fælles interesser om arbejdspladsens forhold i samarbejdet med ledelsen. Da medarbejderrepræsentanterne ikke skal varetage enkelte gruppers særlige interesser, er det af mindre betydning at have mange repræsentanter fra en enkelt gruppe. Til gengæld er det væsentligt, at medarbejdersiden afspejler de fælles interesser, som medarbejderne har om arbejdspladsens forhold. Det er derfor ikke spørgsmål om antal, men et spørgsmål om, at de(n) rette person(er), som kan repræsentere medarbejdernes fælles interesser, sidder samarbejdsudvalget.